W niniejszym opracowaniu prezentujemy zmiany w prawie pracy 2018/2019 związane z następującymi obszarami: stawki – wskaźniki, umowy okresowe, wypłata wynagrodzenia, dane osobowe, dokumentacja pracownicza, związki zawodowe, Pracownicze Plany Kapitałowe.
1. Stawki – wskaźniki
Minimalna stawka miesięczna w przypadku zatrudnienia na umowę o pracę wynosi 2250 zł brutto (było: 2100 zł brutto), natomiast stawka godzinowa nie może być niższa niż 14,70 zł brutto. W przypadku przyjmujących zlecenie/osób świadczących usługi stawka godzinowa nie może być niższa niż 14,70 zł brutto (nie dotyczy wynagrodzenia określonego w umowie wyłącznie jako prowizja).
2. Umowy okresowe
21 listopada 2018 r. minęły 33 miesiące od wejścia w życie przepisów wprowadzających limity dla umów o pracę na czas określony. W przypadku umów na czas określony trwających w dniu wejścia w życie omawianej nowelizacji, a zawartych przed zmianą przepisów, 33-miesięczny limit jest liczony od dnia wejścia w życie nowelizacji, czyli od 22 lutego 2016 r. W związku z tym 21 listopada 2018 r. mijają 33 miesiące, na jakie maksymalnie można zawierać takie umowy na czas określony. Przekształcenie umowy zawartej na czas określony w umowę na czas nieokreślony następuje z mocy prawa, a więc niezależnie od czynności podjętych przez pracodawcę oraz niezależnie od woli stron stosunku pracy. Nie jest konieczne podpisywanie w tym celu porozumienia zmieniającego (aneksu) do umowy o pracę. Przepisy nie nakładają pracodawcę obowiązku powiadamiania pracownika o przekształceniu się umowy o pracę, jednak przekazanie pracownikowi takiej informacji jest wskazane.
3. Wypłata wynagrodzenia
Do tej pory zasadą było wypłacanie wynagrodzenia w gotówce. W związku ze zmianą przepisów, pracodawca do dnia 22 stycznia 2019 r. jest zobowiązany poinformować pracowników o możliwości wyboru formy wypłaty wynagrodzenia. Pracownicy mają 7 dni na podjęcie decyzji, do tego czasu powinni podać pracodawcy numer rachunku bankowego albo złożyć wniosek o wypłacanie wynagrodzenia w gotówce. W przypadku braku informacji, pracodawca powinien dalej wypłacać wynagrodzenie w gotówce. Również nowozatrudniony pracownik musi zostać poinformowany o możliwości wyboru sposobu wypłaty wynagrodzenia, a obowiązkiem pracodawcy jest zastosowanie się do jego decyzji.
4. Dane osobowe
Zmianie uległ art. 22[3] k.p. w zakresie pozyskiwania od kandydata na pracownika oraz pracownika danych osobowych. Do danych osobowych, których może żądać pracodawca od kandydata należeć będą: imię (imiona) i nazwisko; data urodzenia; dane kontaktowe wskazane przez taką osobę; wykształcenie; przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Nie będzie można zatem już żądać podania imion rodziców, a zamiast wskazania miejsca zamieszkania można żądać jedynie podania danych kontaktowych. W tym zakresie zmianie ulec muszą stosowane przez pracodawcę kwestionariusze. Przetwarzanie przez pracodawcę innych danych osobowych niż określone w tym przepisie wynikać musi każdorazowo z przepisu szczególnego albo odbywać się może na podstawie zgody pracownika.
5. Dokumentacja pracownicza
Zasadniczą zmianą jest możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej (akta osobowe oraz dokumenty związane ze stosunkiem pracy) w formie elektronicznej. Dokumentację pracowniczą pracodawca ma obowiązek przechowywać w okresie zatrudnienia oraz: a) w przypadku zatrudnionych od dnia 1.01.2019 r. – w okresie 10 lat od zakończenia stosunku pracy; b) w przypadku zatrudnionych od 31.12.1998 r. – 10 lat pod warunkiem złożenia raportu informacyjnego do ZUS, c) zatrudnionych przed 1.01.1999 r. – okres 50 lat. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie musiał dołączać do świadectwa pracy, wydawanego pracownikowi w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, również informację o: a) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, liczonym od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został zakończony (pierwszy lub ponownie nawiązany); b) możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie wskazanego okresu jej przechowywania; c) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym terminie.
6. Związki zawodowe
Od 1.01.2019 r. nowelizacja wprowadza do ustawy o związkach zawodowych nową definicję „osoby wykonującej pracę zarobkową”. Jest nią pracownik lub osoba świadcząca pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudnia do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia, oraz mająca takie prawa i interesy związane z wykonywaniem pracy, które mogą być reprezentowane i bronione przez związek zawodowy. Każda osoba wykonująca pracę zarobkową, mieszcząca się w zakresie wyżej wskazanej definicji, zyskała na mocy nowych przepisów prawo tworzenia i wstępowania do już działających związków zawodowych. Pracodawcą jest pracodawca kodeksowy, tj. zatrudniający osoby w ramach stosunku pracy oraz, co jest nowością, jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudnia inną niż pracownik osobę wykonującą pracę zarobkową, niezależnie od podstawy tego zatrudnienia. Nowe przepisy o związkach zawodowych przewidują zakaz nierównego traktowania w zatrudnieniu innych niż pracownicy osób wykonujących pracę zarobkową.
7. Pracownicze Plany Kapitałowe
Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) to program dodatkowego i dobrowolnego oszczędzania, który jest przeznaczony dla wszystkich osób zatrudnionych (np. pracowników na etacie i zatrudnionych na umowie-zleceniu). Środki zgromadzone w PPK będą stanowić prywatną własność uczestników i zostaną wypłacone mu po osiągnięciu przez niego 60 roku życia (ten sam wiek dla kobiet i mężczyzn). Obowiązek zawierania umów o zarządzanie PPK będzie wprowadzany stopniowo: a) od 1 lipca 2019 r. dla podmiotów, które zatrudniają co najmniej 250 osób; b) od 1 stycznia 2020 r. dla podmiotów zatrudniających co najmniej 50 osób; c) od 1 lipca 2020 r. dla podmiotów zatrudniających co najmniej 20 osób; d) od 1 stycznia 2021 r. dla pozostałych podmiotów oraz osób zatrudnionych w jednostkach sektora finansów publicznych. W ramach projektowanych rozwiązań przewidziano zawieranie dwóch rodzajów umów: a) umowy o zarządzanie PPK (stronami będą podmiot zatrudniający i instytucja finansowa), b) umowy o prowadzenie PPK (stronami będą osoba zatrudniona i instytucja finansowa).
Każdy zatrudniony zostanie zapisany do programu automatycznie, ale będzie mógł się z niego wycofać – czyli oszczędzanie w PPK będzie dobrowolne. Oznacza to, że uczestnik PPK będzie mógł zrezygnować z dokonywania wpłat do PPK na podstawie pisemnej deklaracji złożonej pracodawcy. Zachętą do rozpoczęcia i kontynuowania oszczędzania ma być jednorazowa „wpłata powitalna” w wysokości 250 zł dla każdego uczestnika PPK, która będzie finansowana z Funduszu Pracy. Zachętą do systematycznego oszczędzania będą także coroczne dopłaty do rachunku uczestnika w PPK. W praktyce będzie to „dopłata roczna” w wysokości 240 zł (wypłacona po spełnieniu warunków określonych w ustawie).