Klauzula informacyjna dla reprezentantów Kontrahentów

Szanowni Państwo!

W związku z rozpoczęciem obowiązywania Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (tzw. RODO), przedstawiamy pakiet informacji wyjaśniający w jaki sposób BOOQ sp. z o.o. przetwarza  dane osobowe reprezentantów swoich Kontrahentów, w związku z zawarciem umowy o obsługę księgową lub kadrową.

Chcemy, aby nasi Partnerzy Biznesowi mogli łatwiej zrozumieć, w jaki sposób pozyskujemy dane osobowe użytkowników osób fizycznych oraz w jaki sposób je przetwarzamy.

Z najwyższą starannością dbamy o przetwarzane dane osobowe naszych użytkowników. Dbając o ochronę danych osobowych naszych Kontrahentów, ulepszamy opis procedur oraz stosowane rozwiązania technologiczne.

I Administrator Danych Osobowych

BOOQ spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (ul. Ignacego Paderewskiego 8, 61-770 Poznań),  w świetle obowiązujących przepisów prawa, w tym w szczególności w myśl Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego potocznie RODO, jest administratorem Państwa danych osobowych (dalej: Administrator Danych Osobowych).

Kontakt z Administratorem Danych Osobowych jest możliwy w następujący sposób:

poprzez e-mail: zaneta.sroka@booq.com.pl

telefonicznie: 48 661115524

Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych ani swojego przedstawiciela.

Administrator Danych Osobowych odpowiada za wykorzystanie danych osobowych w sposób bezpieczny oraz zgodny z obowiązującymi przepisami prawa.

II Cel i podstawa przetwarzania danych osobowych

Państwa dane osobowe są przetwarzane w celu:

1. prowadzenia bieżącej działalności gospodarczej przez Administratora Danych Osobowych przede wszystkim w związku z zawarciem i wykonanie umów o obsługę księgową lub kadrową – podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie jest konieczne do zawarcia i wykonania umowy),
2. spełnienia ciążących na Administratorze obowiązków prawnych – podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO (konieczność wystawienia faktury VAT),
3. ustalania, obrony i dochodzenia roszczeń – podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora, w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą),
4. należytego świadczenia usług przez BOOQ sp. z o.o. na rzecz kontrahenta – podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie jest konieczne do należytego wykonania umowy).

Administrator nie zamierza przekazywać danych osobowych odbiorcy w państwie trzecim lub organizacji międzynarodowej.

III Kategorie przetwarzanych danych osobowych

Administrator Danych Osobowych przetwarza następujące kategorie danych: imię i nazwisko, stanowisko służbowe, nazwa firmy, korespondencyjny adres służbowy, służbowy adres e-mail oraz służbowy numer telefonu.

W sytuacji, gdy Administrator żąda podania danych osobowych, ich podanie nie jest obowiązkowe, jednakże konieczne dla potrzeb nawiązania i prowadzenia współpracy gospodarczej pomiędzy Administratorem a kontrahentem.

Dane osobowe nie są przetwarzane w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

Dane osobowe pochodzą bezpośrednio od osoby, której dotyczą. Jeśli dane osobowe nie pochodzą od osoby, której dotyczą, wówczas pozyskiwane są ze źródeł powszechnie dostępnych w Internecie (np. CEIDG, KRS, strona firmowa itp.)

IV Podmioty, którym powierzane są dane osobowe

Dane osobowe są przekazywane:

• podmiotom wykonującym na rzecz Administratora audytorskie, konsultacyjne, doradztwa finansowego, prawnego, podatkowego,
• podmiotom zapewniającym obsługę informatyczną, w tym obsługę serwerów i sieci,
• podmiotom świadczącym usługi szkolenia BHP,
• dostawcom usług zaopatrujących Administratora w rozwiązania techniczne oraz organizacyjne umożliwiające korzystanie z oprogramowania księgowo- kadrowego oraz obsługi oprogramowania,
• podmiotom świadczącym usługi medycyny pracy,
• organom administracji państwowej – na ich żądanie uzasadnione na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

V Czas przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe reprezentantów kontrahentów będą przechowywane przez okres prowadzenia współpracy gospodarczej pomiędzy Administratorem a kontrahentem, a także po jej zakończeniu, gdy istnieją uzasadnione przesłanki, że współpraca ta będzie wznowiona.

VI Uprawnienia przysługujące w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora

Przysługuje Państwu prawo do:

1. dostępu do przetwarzanych danych osobowych – osoba, której dane są przetwarzane w każdej chwili ma prawo żądać dostępu do swoich danych osobowych, w tym prawo do żądania wydania mu informacji o tym czy jego dane osobowe są przetwarzane oraz kopii jego danych osobowych,
2. sprostowania i uzupełnienia przetwarzanych danych osobowych – osoba, której dane są przetwarzane ma prawo w każdym czasie żądać niezwłocznego sprostowania swoich danych osobowych, jak również uzupełnienia tych, pod warunkiem jednak, że Administrator nie będzie dysponował podstawą prawną, która umożliwi mu odmowę ich sprostowania lub uzupełnienia,
3. usunięcia przetwarzanych danych osobowych (tzw. prawo do bycia zapomnianym) – osoba, której dane osobowe są przetwarzane ma prawo żądać usunięcia danych osobowych jego dotyczących. Administrator może jednak odmówić realizacji tego prawa. Taka sytuacja będzie miała miejsce przede wszystkim wtedy, gdy na podstawie obowiązujących przepisów prawa Administrator jest uprawniony lub zobowiązany do przechowywania danych osobowych,
4. ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
5. wniesienia sprzeciwu wobec czynności przetwarzania danych osobowych.

Z powyższych uprawnień można skorzystać, składając Administratorowi odpowiedni wniosek na dane wskazane w punkcie I. Administrator ma prawo weryfikacji tożsamości osoby realizującej prawa wskazane powyżej.

Ponadto, osoba, której dane są przetwarzane jest uprawniona do żądania aby dane osobowe były przenoszone innemu administratorowi, jednakże tylko pod warunkiem, że przetwarzanie odbywać się będzie w sposób zautomatyzowany i będzie to technicznie możliwe.

Przetwarzanie Państwa danych osobowych nie będzie odbywało się w oparciu o zgodę na przetwarzanie.

VII Prawo złożenia skargi do organu nadzorczego

Jeśli przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa, przysługuje Państwu prawo złożenia skargi do organu nadzorczego na przetwarzanie danych osobowych przez Administratora Danych Osobowych.

Skargę można składać Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).